Shtojca I – Lista për të filluar një odë

• Deklarata e misionit.

Deklarata e misionit zakonisht është një fjali dhe identifikon tre elemente; 1) Organizatën, 2) Anëtarët e saj, 3) dhe atë se çka bënë për anëtarët e saj. Ajo duhet të plotësojnë aplikacionin IRS

“Deklarata e qëllimit.” Deklarata e misionit është e kërkueshme.

• Deklarata e Vizionit

Deklarata e vizionit është një pikëpamje afatgjate, ku është drejtuar oda.

• Deklarata e vlerave

Deklarata e vlerave siguron udhëzues principesh për bordin dhe stafin. Këto mund të zhvillohen mirë edhe pas kalimit të fazës fillestare të organizatës. 

• Plani Strategjik

Plani strategjik zhvillohet nga bordi për të vendosur objektivat e përgjithshme dhe strategjinë e përkrahjes për të çuar përpara misionin dhe vizionin. Plani duhet të përfshijë qëllimet e gjëra,

strategjitë për të arritur qëllimet, dhe matjen e performancës. Për shembull nëse është qëllim rritja e anëtarëve, strategjia mund të jetë e tillë që nxitet dhe nxit anëtarësinë, ajo ofron stimuj për tu bashkuar anëtarët, dhe krijon një komision të anëtarësimit. Performanca e anëtarëve mundë të ndikoj në numrin e anëtarëve të rinj dhe në rinovimin e ekzistuesve.

• Plan Biznesi ose aksioni

Plani i biznesit apo i aksionit detajon delegimet dhe afatet e nevojshme për të avancuar planin strategjik, nga këndvështrimi i stafit. Plani strategjik duhet të mbuloj periudhën nga 3-5 vjet; Plani i aksionit zakonisht mbulon periudhën 1 vjeçare dhe mbyllet varësisht nga buxheti vjetor.

Dokumentet

Përshkrimi

Akti i themelimit

Akti i themelimit dorëzohet tek organet qeveritare, ai përshkruan organizatën dhe kërkohet statusi i korporatave jo fitimprurëse.

• Aktet nënligjore

Aktet nënligjore përshkruajnë se si operon organizata dhe marrëdhënien e saj me palët e interesit.

• Letra e përcaktimit

Ky dokument tërhiqet nga IRS tregon që organizata është liruar zyrtarisht nga tatimi në të ardhura (Use IRS Form 1024 to apply for 501(c)(6) status.)

• Tatimi në shitje

Tatimi në shitje është i nevojshëm nëse organizata tenton të shesë gjera si p.sh.: Filxhanë, fanella, libra dhe harta. Ka mundësi të kërkohet lirimi nga tatimi në shitjet tregtare.

• Licenca Profesionale

Kërkoni në zyrat komunale për të përcaktuar nëse organizatat jofitimprurëse kanë nevojë për licencë profesionale

• Sigurimet

Imuniteti i vullnetarëve ndoshta favorizon bordin e drejtorëve. Këshillohuni me një këshilltar sigurimesh i cili mund tu ndihmoj të përcaktoni nëse sigurimi është detyrim i përgjithshëm, detyrim për drejtorët dhe zyrtarët, detyrim për bordet afatgjata, për zyrat, ose sigurimi për eventet dhe anulimet e tyre.

• Manuali i politikave

Politikat janë mocionet nga bordi për të vendosur praktikat më të mira për menaxhimin dhe  qeverisjen e korporatave. Meqë politikat miratohen dhe futen në procesverbale ato duhet të transkriptohen në mënyrë të përvitshme në manualin zyrtar të politikave të organizatës.

• Manuali i procedurave

Procedurat janë përgjegjësi e stafit administrativ. Dokumentimi dhe mbledhja e përgjegjsive të stafit në nje manual të procedurave shërben për të trajnuar stafin e ri  dhe promovon shërbimin dhe mbështetjen e qëndrueshme. Nëse drejtori ekzekutiv largohet pa paralaimrim bordi dhe anëtarët mundë të mbështeten në manualin e procedurave për të mbështetur operacionet e organizatës.

• Manuali i udhëheqsisë

Udhëheqësitë vullnetar duhet ta pranojnë manualin e udhëheqsisë ose doracakun e bordit me informacione rreth rolit dhe përgjegjsive të tyre.

• Tabela organizative

Tabela organizative përshkruan marrëdhëniet në mes të bordit dhe stafit, këshilltarëve dhe komisioneve.

• Agjenda e takimeve

Një agjendë e shkruar dhe e organizuar mirë udhëzon takimet dhe siguron fokusin e diskutimit në rezultatet e dëshiruara. Minutat e regjistruara shërbejnë si një arkivë zyrtare e veprimeve të bordit.

• Vlerëimi i performancës së bordit

Vetëvlersimi i bordit inkurajon një shikim të brendshëm për të siguruar praktika më të mira dhe standarde të qeverisjes së korporatës.

• Përshkrimi i komisioneve

Çdo komision duhet të ketë një propozim të shkruar ose deklaratën e misionit  siç janë përshkruar në akte nënligjore ose dokumente plotësuese.

• Takimi vjetor i bizneseve

Shumica e ligjeve mbi korporatat shtetërore kërkojnë takime vjetore të anëtarëve. Sigurohuni të mbani prova rreth takimit  duke mbajtur rendin e ditës dhe minutat*

• Buxheti vjetor

Buxheti vjetor parashikon të hyrat dhe shpenzimet për një vit fiskal.

• Auditimi vjetor

Shumicës së organizatave u nevojitet një kontabilist profesionist dhe i pavarur për të kryer auditimin e brendshëm financiar.

• Prona intelektuale

Sigurohuni që të mbroni, regjistrohuni si trade mark*, ose të regjistroni të drejtën e autorit mbi pronën intelektuale dhe logon që i përkasin odës (siç janë zhvilluar)

• Raportimi financiar

Raportimi financiar detajon informata mbi hyrat dhe shpenzimet që bordi të rishikoj dhe të krahasoj me buxhetin vjetor në baza konstante.  Raporti mujor është shembull i këtij lloji të dokumentit.

• Licencat e softuerit

Çdo softuer i instaluar në kompjuterët e organizatës duhet të ketë licencën e duhur për inspektim.

Aplikacioni i anëtarësimit lehtëson rekrutimin dhe duhet të përshkruaj benefitet dhe shërbimet e bashkimit me organizatën. Sigurohuni të jetë në përputhje me kërkesat e IRS për informatat rreth lobimit dhe zbritjes si shpenzim biznesi.

• Baza e të dhënave të anëtarëve*

Baza e të dhënave të anëtarëve të organizatës duhet të mbrohet me kujdes. Përgaditni një përgjigje kur njerëzit ose organizatat kërkojnë të përdorin listën tuaj, ose Listën e anëtarëve.

• Dokumentet e statutit dhe  plani i avancimit

Meqë çështjet e komunitetit janë identifikuar, një statut zyrtar është adaptuar tashmë nga organizata. Dokumentet e statutit janë një mënyrë për t’i këshilluar palët e interesuara rreth çështes dhe marrdhënjen për përkrahjen e tyre ose të kundërtën.

• Përshkrimi i punës për stafin

Shkruani një përshkrim të detajuar për secilin për cdo posit të stafit. Ndoshta organizata shkruan edhe një përshkrim për punën zyrtare të vullnetarëve, drejtorëve dhe komisioneve.

• Doracaku i nëpunësve

Një doracak i nëpunësve përshkruan pritjet, të drejtat, dhe përgjegjësitë për punën në grup.

• Rishikimi i performancës

Rishikimi i performancës është një dokument i cili përdoret nga supervajzori për të vlerësuar performancën e stafit dhe për bordin për të vlerësuar performancën e drejtorëve ekzekutiv.

• Anketimet

Kohë pas kohe organizata anketon anëtarët rreth nevojave dhe kënaqësive. Anketimet ndikojnë për një komunikim të mirë në mes organizatës dhe anëtarëve të saj.

• LOGO

Logo duhet të jetë reprezentuese për komunitetin dhe organizatën.

• Printimet dhe Zarfat*

Printimet janë të dizajnuara për të reflektuar imazhin e organizatës dhe është mburoj kundër keqpërdorimit.

• Udhëzuesi i stilit dhe brendit

Udhëzuesi i stilit përshkruan preferencat rreth logos, ngjyrave, stilit të shkronjave dhe termeve kyqe.

• Skanimi i mjedisit

Udhëheqësit e organizatës duhet të parashikojnë trendin dhe mundësitë për tu përballur me komunitetin. Kjo mund të bëhet përmes shikimit vjetor dhe periodik të mjedisit që rezultojnë në një raport ose artikull për anëtarët për të parashikuar të ardhmen.

• Kodi i mirësjelljes

Shumë organizata mbështeten në kodin etik ose deklarata mbi konfliktin e interesit. Kjo është bërë e rëndësishme që prej Sarbanes Oxley Act ka kaluar n vitin 2002.

• Shmangja e  monopoleve, konkurencës jo fer dhe veprimtarive të tjera jo ligjore*

Kur biznese të ngjashme bashkohen, ka rrezik që çmimi ose rregullimi i çmimeve të ndodh. Për të shmangur këtë shumë organizata theksojnë shmangjet antitrust duke e përshkruar këtë edhe me një deklaratë të veçantë.