Plani 11 hapësh

11 kategoritë e mëposhtme përshkruajnë hapat e përgjithshme për organizimin e një dhomë të re. Jo çdo aktivitet do të futet Brenda “çerekëve”. Disa kërkojnë vëmendje të vazhdueshme, sikurse zhvillimi dhe rritja e anëtarësimit dhe buxhetit, përderisa disa të tjera mund të kompletohen dhe të mbyllen.

Misioni dhe kërkimi

Gjëja e parë që duhet konsideruar në krijimin e një dhome është përpilimi i deklaratës së misionit.  Deklarata e misionit është një përshkrim i asaj se çka do të bëj organizata dhe kujt do t’i shërbej. I përgjigjet pyetjeve, “Çfarë biznesi jemi ne dhe kush janë konsumatorët tanë?”

Lidershipi dhe menaxhmenti

1, Anëtarët, Zotëruesit e aksioneve, Udhëheqësit, 2. Misioni dhe vizioni, 3. Qëllimet dhe plani strategjik, 4. Matja strategjike e performancës, 5. Shërbimet, Projektet, Aktivitetet, Kryesit. 6. Vlerësimi i vazhdueshëm, korrigjimi.

Deklarata e misionit zakonisht përfshihet në një ose dy fjali dhe duhet të jetë mjaftueshëm e gjatë që të lejoj organizatën t’i rrisë qëllimet dhe shërbimet pa e rritur misionin për disa vite.

Kjo poashtu është koha të shikohet potenciali i anëtarëve rreth interesave dhe dëshirave që t’i bashkohen dhe ta përkrahin dhomën. Do të ishte fitimprurëse të mbahej një thirrje në një konferencë me grupet e fokusit që të kuptohet çka ata do të dëshironin nga një dhomë e re. 

Burime të tjera informacioni në lidhje me potencialin e një dhome përfshijnë kontabilistët, avokatët, lobistët, internetin, dhe profesionistë të tjerë.

Kampionët

Pothuajse çdo dhomë ka një kampion: një person ose bërthamën e individëve të përkushtuar për formimin e organizatës. Një ose më shumë prej këtyre personave do të veprojnë si udhëheqës jozyrtar deri në një zgjedhje apo emërim të njohur zyrtarisht në një bord të drejtorëve.

Nëse dhoma nuk ka zgjedhur një kampion, një duhet te zgjidhet sa më shpejt të jetë e mundur duke hulumtuar se kush perceptohet si lider. Llogaritni në kampionin që tu ndihmoj në draftimin e deklaratës së misionit. Ai ose ajo do të ketë mundësinë të identifikoj liderët potencial dhe anëtarët dhe do të jep këshilla se çfarë benifite do të vlerësonin anëtarët. 

Kampioni ndoshta mund ta gjej veten si themelues dhe financues, ta bëj rritjen e kapitalit të punës si fonde fillestare të cilat do të ishin të nevojshme për takimet njoftuese, për të kryer dërgesat, për printime, dhe inkuadrimet fillestare.

Pika e kthesës

Deri më tani është investuar vetëm një muaj punë. Pas kërkimit dhe identifikimit të kampionit dhe anëtarëve potencial, duhet të përcaktohet nëse janë apo jo të gatshëm për të vazhduar.

Para se të shpenzojmë shumë kohë dhe para, le të jetë kjo pika e kthesës. Nëse anëtarët potencial nuk tregojnë interes të vazhdueshëm, ose nëse nuk ka arsye të mjaftueshme për formimin, tash është koha që të tërhiqen.

Tash është momenti i duhur kur duhet të mbajmë shënime për takimet. Këto minuta të takimeve do të shërbejnë për të mbrojtur dhomën para pjesëmarrësve të takimeve nga veprimet e paligjshme që bien në fushë veprimtarinë e “anti-trust”. Poashtu do të bëhen dokumente historike të cilave liderët e së ardhmes do tu referoheshin si diskutime të themelimit dhe të pjesëmarrësve fillestar.

Struktura e organizimit

 Si pikënisje, duhet përshkruar një strukturë të aplikueshme. Që kur Dhomat e tregtisë janë autonome dhe përmbushin operacionet për nevoja lokale, duhet konsideruar seriozisht një strukturë formale. Shumica e dhomave kanë një rrjedh të përgjegjësive disi të njëjtë:  

Anëtarët zgjedhin bordin e drejtorëve të cilët përcaktojnë politikat dhe punësojnë staf profesional si dhe punojnë në njësi për të trajtuar biznesin e organizatës (komitete, degët, task forcat, këshillat, dhe zyrat).

Struktura e tanishme e popullatës mundë të klasifikohet në dy kategori të përgjithshme:

Tradicionale – Një bord i drejtorëve i zgjedhur dhe zyrtarët ndajnë komitetet në zona me qëllime të mëdha me përgjegjësi për zgjidhjen e problemit.

Task Forca e Këshillimit – Bordi cakton një drejtor ose zyrtar – Bordi cakton një drejtor ose zyrëtar të shërbej si ndërlidhje ne zhvillimin e posaçëm të këshillave. Këshillat mbulojnë fusha të mëdha të shqetësimit, duke përfshirë zhvillimin ekonomik, si dhe çështjet socio ekonomike dhe punët qeveritare.

Këshilluesit veprojnë si koordinues dhe formojnë grupe të politikave duke përzgjedhur probleme të veçanta ose duke i vënë qëllime të veçanta për të cilat task forca bënë kërkime dhe vlerësime. Task forcat janë ekipe, anëtarët e të cilave përzgjidhen nga ekspert të zgjedhur nga anëtarët dhe ekzistojnë vetëm për aq kohë sa është e nevojshme për të përfunduar detyrën e caktuar. Bordi i drejtorëve i aprovon rekomandimet përfundimtare të këtyre këshillave..

Aktet nënligjore dhe statuti janë strukturë shtesë e nevojshme. Meqë dhomat e tregtisë janë të përjashtuara nga tatimet, marrja e aprovimit të Shërbimit të te ardhurave të brendshme (IRS) është i detyrueshëm.  Seksioni 501 (c) (6) mbulon Dhomat e Tregtisë dhe parashikon përjashtimin e tyre. Për të aplikuar për një lirim të taksave merrni formën 1024 nga rrethi i Zyrës së IRS. Kërkesës duhet shoqëruar akti i themelimit, aktet nënligjore, si dhe një deklaratë e përgjithshme e qëllimit për organizatën. Këto dokumente do të mbesin në dosje të IRS si bazë për për lirimin nga tatimet.

Aktet nënligjore përfshijnë pikat e më poshtme:

Qëllimin e dhomës;

Kategoritë e anëtarëve;

Kualifikimin e anëtarëve;

Privilegjet e anëtarëve;

Bordin e drejtorëve, përshkrimin;

Kualifikimin e zyrtarëve, detyrat e tyre, kushtet e zyrës

Komitetet e qëndrueshme dhe Komitetet Ad Hok.

Dispozitat për Punësimin dhe Lidhja e Kontratave

Nominimi dhe procedurat e zgjedhjeve 

Metodat për plotësimin e konkurseve të bordit

Proceset e rishikimeve të akteve nënligjore

Procesin e shpërbërjes

Do të ishte e zgjuar të shfrytëzoheshin shkathtësitë e një avokati ose konsulenti financiar gjatë këtij procesi. Fletë lirimi i marrë nga IRS duhet të mbahet në vend të sigurt nga IRS meqë përmban kartonin e numrit të identifikimit i cili është i nevojshëm në raportet e ardhshme. Për shembull numër lirimi duhet të përdoret për mbushjen e raporteve vjetore. (Nga 990). Ky raport dhe të tjerë të cilët kërkohen kohë pas kohë duhet te plotësohen në mënyrë të përvitshme në mënyrë që të ruhet statusi i lirimit nga taksat. Tani është koha të plotësohet kartoni i numrit federal. Shumica e bankave e kërkojnë federal ID-në para se të hapin llogari.

Financimi

Ashtu si në biznes, resurset adekuate ose kapitali janë të nevojshme për kompletimin e subjektit dhe për rritjen e tij. Parashikimi dhe planifikimi i të ardhurave të rregullta të pritshme, konsiderohet si forma më e zakonshme e të ardhurave të dhomave të tregtisë. Këtu përfshihen pagesat e anëtarëve, tarifat e regjistrimit për konferenca, sponsorizimet, dhe reklamimet.

Dhomat e reja janë të varur prej tarifave të regjistrimit si një burim kryesor i të ardhurave, derisa programet e tjera të zhvillohen. Prandaj, është e rëndësishme të vendoset një strukturë e detyrimeve që do të sigurojë një bazë solide të fondeve. Për të përcaktuar shumën e tarifave që duhet të paguhen nga një anëtar, duhet të konsideroni tërësinë e popullatës së anëtarëve potencial dhe pëlqyeshmërinë nga e cila 50% do të bashkoheshin. Sa më e vogël të jetë popullata e anëtarëve kërkohet që tarifa e anëtarësimit të jetë me e lartë. Në anën tjetër sa më shumë anëtarë potencial, tarifa e anëtarësimit është më e vogël.

Shpenzimet poashtu ndihmojnë në përcaktimin e shumës së tarifës. Pasi të llogaritet totali i parashikimeve të shpenzimeve, ndani (pjesëtoni) totalin e shpenzimeve të parashikuara me numrin e anëtarëve të mundshëm që mund të bashkohen në vitin e parë. Rezultati do të jetë shuma e përafërt e detyrimeve të nevojshme për anëtarë për të financuar operacionet. Në linjën e shpenzimeve përfshini gjëra si: Postën, printimin, udhëtimet, dhe takimet, dhe mos harroni të caktoni një shume për shpenzime të paparashikuara si për sigurime për Dhomën dhe Bordin.

Krijimi i përfitimeve dhe shërbimeve për anëtarët është i kushtueshëm. Kjo është koha kur duhet të vendoset për ofertat e edukimit & trajnimeve, planet për panaire, dhe koston e krijimit të një programi certifikues. Sa më shumë avantazhe ju ofroni anëtarëve (dhe jo anëtarëve me një tarifë potencialisht më të lartë) këto do të gjeneronin të hyra.

Sigurohuni që udhëheqësit të rishikojnë buxhetin dhe të kuptojnë si dhe nga janë gjeneruar fondet. Në vazhdim, jepni sugjerime (dhe përfshini ato në minutat e regjistruara ose në manualin e politikave) çfarë masa mbrojtëse do të përdoren për të mbrojtur thesarin.

Menaxhimi i financave, trajnimet dhe raportimet e fondeve në organet e duhura janë thelbësore. IRS mundë t’ju ftoj për auditim ose kontroll ndonjëherë. Auditimi vjetor nga një firmë e jashtme e kontabilitetit është përparësi. Gjithashtu mbledhjet e bordit duhet të mbahen në planifikimin e duhur dhe të regjistrohen procesverbalet saktësisht.

Rikujtojmë se për çdo takim duhet të mbahen procesverbale. Procesverbalet janë të dhëna zyrtare për vendimet e politikave të organizatës. Ato shërbejnë si dokumente ligjore dhe përbëjnë historinë e ndërtimit të dhomës.

Operimi Fizik.

Anëtarët kanë shumë pritje nga dhoma kur paguajnë anëtarësinë. Ata duan të dinë nëse do të ketë një seli të përhershme për organizatën e re që është e vendosur në qendër ose ka vendndodhje strategjike ose nëse funksioni i dhomës do të transferohet nga hapësira të ofruara vullnetarisht tek vullnetarë të tjerë çdo vit.

Përderisa shumë mund të bëhet në baza vullnetare, është më e pëlqyeshme që operacionet e veçanta të përfundoheshin nga njerëz më të paguar për atë operacion. Është e rëndësishme të vendoset ku do të jetë baza e të dhënave të anëtareve, si do të faturohet tarifa, dhe ku do të pranohen dhe depozitohen çeqet. Dhoma e re ka shumë opsione për operacionet fizike, duke i përfshirë:

Angazhimin e vullnetarëve

Dhomat e reja shpesh konsiderojnë se të gjitha operacionet do të bëhen nga vullnetarët. Megjithatë, në shoqërinë e sotme ku të gjithë janë shumë të angazhuar, është e vështirë të pritet që një vullnetar të kompletoj detyrat administrative që janë të nevojshme për të mbajtur një dhomë. Më tej, me proceset gjyqësore dhe përgjegjësitë që dalin shpesh, një dhomë e menaxhuar nga vullnetarët mund të jetë në telashe shumë shpejt.

Vullnetarët, të mbështetur nga këshilltarët,

Më e pëlqyeshme për një dhomë të re është të punësoj këshilltarë për punë të veçanta, si lobimi ose për kontabilitet, si dhe caktimin e detyrave të veçanta për vullnetarët dhe komitetet, të tilla si mbledhjen e detyrimeve dhe shkrimin e artikujve.

Angazhimi i stafit të rregullt të punësuar për periudha më të gjata

Një opsion i zbatueshëm është që stafi i punësuar të operoj dhomën, edhe pse është opsioni më i shtrenjtë. Bordi është përgjegjës për punësimin dhe pushimin, përcaktimin e përfitimeve të stafit, trajnimet, qiramarrjen ose blerjen e zyrave dhe pajisjeve. Rritja e kostos së stafit me orar të plotë reflektohet në buxhetin e dhomës dhe shkakton rritje të detyrimeve të anetareve.

Anëtarësimi 

Sa më shpejt që të jetë e mundur, anëtarët e ardhshëm duhet të kontaktohen për t’u bashkuar me organizatën. Fillimisht ju duhet të krijoni forme të aplikimit për anëtar[t dhe broshura. Ajo duhet të përfshijë dhënien e informacioneve shpjeguese të përshtatshme sipas IRS dhe ndonjë shfajësim të nevojshëm. A kanë mundësi anëtaret të anëtarësohen (në dhome) më kredit kartel? A ka ndonjë anëtar që duhet të sponsorojë një anëtar të ri?

Formuloni aplikimin e anëtarësimit që munde te përdoret edhe në internet. Tash poashtu është koha të dizajnohet një broshurë që shpjegon qëllimet dhe përfitimet e bashkimit. Ajo mund të shpërndahet nga anëtarët e komitetit dhe të përdoret për t’iu përgjigjur pyetjeve në lidhje me dhomën.

Pasi të jetë dizajnuar aplikacioni, duhet të ndërmerret inkurajimi i anëtarësimit. Udhëheqësit ose komiteti duhet të konsiderojnë hartimin ose blerjen listës së adresave dhe e-mailave, krijimin e inkurajimeve për tu bashkuar, dhe përcaktimin e qëllimeve për inkurajimin e anëtarësimit.  Është e sugjerueshme që gjatë vitit të parë anëtarëve të rinj tu njihet statusi si “anëtar” ose “themelues” të dhomës.

Vendosni çfarë lloji të komunikimit do të pranojnë anëtarët e rinj kur të bashkohen. Konsideroni vlerën e përgjigjeve të shpejta, një pako të orientimit të anëtarëve, një certifikatë dhe një kartelë identifikimi.

Takimet

Meqë dhomat janë të përbëra nga individë dhe biznese që kërkojnë informacione të përbashkëta, takimet janë metoda të shpeshta për të ndarë informacionet dhe për të kompletuar qëllimet. Ato vijnë në formën e bordeve dhe mbledhjeve të komitetit, si takime vjetore, si sesione trajnuese, si konferenca, dhe përmes panaireve.

Në muajt e parë, duhet të mbahen takime të planifikuara me kujdes, me agjenda të definuara mirë, dhe me inkuadrimin e kampionit ose të udhëheqësisë. Thirrja e konferencave është një formë tjetër e takimeve, edhe pse ka shumë përparësi në takimin e personit.

Në agjendën e vitit të pare duhet të futen së paku takimet e bordit për çdo qerekë (tremujor) për të trajtuar vendimet e nevojshme për rritjen e organizatës. Komisionet ndoshta duan të takohen në lidhje me bordin. Shumica e anetarëve parashikojnë takime vjetore për të takuar dhe krijuar kontakte me kolegët.

Relacionet me publikun

Qysh në fillim në procesin e formimit, duhet të përgatiten lajme për të deklaruar dhomën, misionin e saj, udheheqësinë, dhe si mundë të merren informacione të reja. Dërgojauni të gjitha organizatave dhe publikuesve që do të jenë të interesuar për dhomën e re.

Zhvilloni një logo reprezentative për dhomën dhe misionin e saj. Brendimi futet në kategorinë e marrëdhënieve me publikun meqë kjo do të jetë përshtypja më e shpeshtë rreth dhomës. 

Sigurohuni që fillimi i letrës të duket profesional. Konsideroni përdorimin e ngjyrave, një pjesë për të përshkruar misionin e dhomës, dhe listën e udhëheqësve. Në vazhdim krijoni një formë të njëjtë për posten elektronike dhe online.

Zhvilloni një ueb faqe për organizatën e re e cila do të përmbante misionin e saj, informacionet rreth kontaktit dhe udhëzimet për tu inkuadruar. Meqë komunikimet janë pjesë e marrëdhënieve me publikun, ju duhet të mendoni se çfarë forme të komunikimit pëlqejnë anëtarët.

Marrëdhëniet me Qeverinë

Qëllimi kryesorë i shumë dhomave është influenca në qeveri. Për disa grupe të reja, punësimi i një lobisti është hapi i parë që duhet të marrin. Në vazhdim, anëtarësimi në dhomën e tregtisë së U.S do tu jep qasje në ekipin e ekspertëve të lobimit.

Ka disa mënyra për të monitoruar qeverinë, shpesh ndikohet nga fushëveprimi i qeverisë duke u shqyrtuar (lokale, shtetërore, kombëtare, apo ndërkombëtare) dhe aftësitë e shërbimeve të ndryshme. Një dhomë e suksesshme me lehtësi punëson një ose më shumë lobist si punëtor për të bërë kërkime dhe për të influencuar çështjet. Opsionet tjera përfshijnë mbajtjen e lobistëve sipas nevojës, anëtarësimi në institute që bëjnë publikime dhe që ofrojnë shërbime për t’ju ndihmuar t’i monitoroni çështjet që mund të dalin, duke u bashkuar me grupet e tjera të interesuara në çështje të ngjashme, ose caktimin E TË GJITHA detyrave tek vullnetarët dhe komiteti.

Meqë dhoma është ndërtuar nga anëtarë të interesuar në të njëjtat çështje, krijimi i një përpjekje bazike për lobim zakonisht është efektiv. Dhomat përdorin lidhjet telefonike, mbështeten në anëtarët që njohin zyrtarët e zgjedhur, dhe ndërmarrin fushata letër-shkrimi për të ndikuar tek ligjvënësit e qeverisë. 

Një përpjekje tjetër për të shtyrë anëtarësimin është investimi në kohë dhe para në fushatat politike ose krijimin e një komiteti për veprime politike i sponsoruar nga Dhoma (Eng. chamber-sponsored political action committee – PAC).

Duhet të hartohen dokumentet e statutit. Këto dokumente duhet të jenë të qarta në mënyrë që të gjithë anëtarët e dhomës ta kuptojnë pozicionin e dhomës. Ato mund të përdoren gjithashtu për të edukuar shtypin dhe ligjvënësit në lidhje me prioritetet legjislative të Odës.

Planifikimi Strategjik

Rëndësia e planit strategjik është që Dhoma të vendos objektivat dhe të shkruaj hapat. Plani duhet të mbulojë një periudhë kohore prej një deri në pesë vite. Aspekti kyç në krijimin e një plani është të konsiderohet ambienti në të cilin do të veproj dhoma dhe të identifikohen faktorët në të cilët do të ndikojnë, si konkurrenca, dhe parashikimi i krizave.

Zakonisht, shkrimi i planit me udhëheqësit dhe vullnetarët kryesorë. Përdorimi i një moderatori të jashtëm mundëson futjen e të dhënave të paanshme. Puna e moderatorit të jashtëm është të avancoj procesin dhe të sigurohet që plani është kompletuar brenda kohës.

Koha e rekomanduar për të shkruar planin strategjik është në gjysmën e fundit të vitit të parë, kur ka përvojë të mjaftueshme me të dhenat e anëtarëve dhe përpjekjet e dhomës mund të vlerësohen si dhe mund të vendoset drejtimi për vitin e dytë.

Përmbledhje

Mbani anëtarët të angazhuar dhe jepni detyra bordit; kanalizojeni forcën e vullnetarëve; dhe qëndroni të fokusuar në prioritetet kryesore të dhomës. Mbani mend, një Odë aktive dhe e fortë, përmirëson vitalitetin ekonomik të komunitetit dhe e rritë kualitetin e jetës për të gjithë.